“AI 助力企業私有(yǒu)雲建置”——AI 與私有(yǒu)雲專場活動在上海成功舉辦(bàn)！
2024-07-26
News and information
01
遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)成為(wèi)新(xīn)常态
曾經高樓林立的城市CBD或許在不久的将來就會成為(wèi)空城，随着疫情常态化，人們對遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的認知發生了改變，更多(duō)将其看作(zuò)一種常态，而非特殊時期的臨時措施。
在美國(guó)、日本、歐洲等地區(qū)，傳統的商(shāng)務(wù)辦(bàn)公(gōng)區(qū)出現寫字樓空置的現象。數據顯示，美國(guó)全國(guó)前十大商(shāng)務(wù)辦(bàn)公(gōng)區(qū)正常打卡出勤的人數自疫情發生以來已經下降了26.4%，其中(zhōng)包括在紐約、紐瓦克、澤西等在内的紐約大都會區(qū)出勤率低僅有(yǒu)14.3%。遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)在疫情期間已經逐漸成為(wèi)了普遍的現象。
02
什麽是遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)呢(ne)
遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)，分(fēn)“遠(yuǎn)程”和“辦(bàn)公(gōng)”兩部分(fēn)，是指通過現代互聯網技(jì )術，實現非本地辦(bàn)公(gōng)：（在家辦(bàn)公(gōng)、異地辦(bàn)公(gōng)、移動辦(bàn)公(gōng)）等辦(bàn)公(gōng)模式。
協作(zuò)和溝通對于同地團隊和遠(yuǎn)程團隊來說都是一個問題，唯一的區(qū)别是：在遠(yuǎn)程團隊中(zhōng)，物(wù)理(lǐ)距離會加劇這個問題。
幸運的是，每個問題都有(yǒu)解決方法。有(yǒu)很(hěn)多(duō)工(gōng)具(jù)和技(jì )術可(kě)以幫助遠(yuǎn)程團隊協同工(gōng)作(zuò)，在深入研究之前，讓我們先理(lǐ)一下遠(yuǎn)程團隊協作(zuò)的基本組成部分(fēn)：
遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)協作(zuò)的3大組成部分(fēn)
人、工(gōng)具(jù)、方法是構建團隊的基石，三者之間的工(gōng)作(zuò)對于良好的合作(zuò)至關重要。
02
遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的好處
員工(gōng)喜歡遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)。他(tā)們真的很(hěn)喜歡。居家辦(bàn)公(gōng)不隻适合你的團隊，你的企業也将受益。
遠(yuǎn)程員工(gōng)具(jù)有(yǒu)如下特點：
1.更高效。斯坦福大學(xué)的一項研究發現，遠(yuǎn)程團隊成員可(kě)以滿班次工(gōng)作(zuò)，甚至有(yǒu)所延長(cháng)。辦(bàn)公(gōng)室員工(gōng)經常遲到或早退。該研究中(zhōng)的遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)者的休息時間也更短，病假和休假更少。
2.更低成本。在很(hěn)少甚至沒有(yǒu)辦(bàn)公(gōng)室員工(gōng)的情況下，你的企業可(kě)以降低運營成本。例如，醫(yī)療保健品牌 Aetna 允許大約一半的員工(gōng)在家工(gōng)作(zuò)。這個靈活的方案為(wèi)他(tā)們節省了大約每年 7,800 萬美元的辦(bàn)公(gōng)費用(yòng)。
3.更快樂。通勤和辦(bàn)公(gōng)室環境可(kě)能(néng)讓人感覺有(yǒu)壓力。當員工(gōng)每天都能(néng)跳過駕車(chē)和刻闆的辦(bàn)公(gōng)室照明時，他(tā)們會感到很(hěn)高興。FlexJobs 發現，77% 的受訪者可(kě)以通過彈性工(gōng)作(zuò)改善健康狀況。86% 的受訪者感覺壓力減輕。快樂、健康的員工(gōng)将會在你的企業中(zhōng)工(gōng)作(zuò)得更久，而且更努力。
4.更環保。你的企業可(kě)能(néng)希望減少碳足迹。交通運輸占溫室氣體(tǐ)排放的 29%。在家工(gōng)作(zuò)可(kě)以減少員工(gōng)上班路上所消耗的燃油。這些節省有(yǒu)助于保護環境。
5.更容易招募。當企業在全國(guó)範圍内尋找求職者時，他(tā)們将在本地區(qū)之外擁有(yǒu)更大的人才庫可(kě)供選擇。
03
遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的缺點
遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)有(yǒu)很(hěn)多(duō)好處。但是，也有(yǒu)一些原因，可(kě)能(néng)會讓你不希望員工(gōng)在家工(gōng)作(zuò)。
缺點包括：
1.幹擾。員工(gōng)在家中(zhōng)可(kě)能(néng)沒有(yǒu)合适的工(gōng)作(zuò)空間。他(tā)們的公(gōng)寓可(kě)能(néng)較小(xiǎo)，或者鄰居比較吵鬧。街(jiē)上可(kě)能(néng)正在施工(gōng)或空調在夏季效果不佳。或者，他(tā)們每天在當地咖啡店(diàn)工(gōng)作(zuò)可(kě)能(néng)會花(huā)費太多(duō)。這些都不是理(lǐ)想的遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)條件。
2.性格不符。許多(duō)團隊（如銷售）會雇用(yòng)精(jīng)力充沛、性格外向的員工(gōng)。這些團隊成員在家裏可(kě)能(néng)無法保持活力。但是，視頻通話和聊天渠道可(kě)以幫助提供他(tā)們需要的社交工(gōng)作(zuò)文(wén)化。
3.安(ān)全問題。遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)者家中(zhōng)的互聯網安(ān)全性可(kě)能(néng)較弱。在某些情況下，他(tā)們可(kě)能(néng)會在本地咖啡館通過不安(ān)全的 Wi-Fi 網絡工(gōng)作(zuò)。不過，有(yǒu)一些方法可(kě)以降低這些風險。可(kě)以為(wèi)接觸敏感數據的團隊成員提供 VPN 和安(ān)全的 Wi-Fi 熱點。同時，還要考慮采用(yòng)額外的計算機安(ān)全措施。
4.技(jì )術問題。當發生技(jì )術故障時，你的遠(yuǎn)程員工(gōng)可(kě)能(néng)會遇到問題。在沒有(yǒu)現場 IT 團隊的情況下，他(tā)們将需要在線(xiàn)上或本地商(shāng)店(diàn)中(zhōng)對硬件和軟件問題進行故障排除。
5.缺乏監督。許多(duō)人在家工(gōng)作(zuò)時會保持活力，但是有(yǒu)些人則不會。經理(lǐ)無法到遠(yuǎn)程員工(gōng)的辦(bàn)公(gōng)桌前核實他(tā)們的工(gōng)作(zuò)情況，而是不得不通過項目質(zhì)量和狀态報告跟蹤團隊的進度。對于某些經理(lǐ)來說，這可(kě)能(néng)令人沮喪。
04
成功的遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)工(gōng)具(jù)
利用(yòng)合适的工(gōng)具(jù)，你的遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)人員不僅會在工(gōng)作(zuò)上表現出色，還會蓬勃發展。一些工(gōng)具(jù)将幫助員工(gōng)輕松在家工(gōng)作(zuò)。
你的遠(yuǎn)程員工(gōng)将需要：
1.訪問公(gōng)司文(wén)件。你需要将所有(yǒu)團隊文(wén)件存儲在共享位置。雲存儲提供商(shāng)允許你的團隊從任意地點、使用(yòng)所有(yǒu)設備訪問關鍵文(wén)件。雲存儲可(kě)确保遠(yuǎn)程員工(gōng)始終保持同步。
2.文(wén)件共享與協作(zuò)。團隊成員還需要能(néng)夠安(ān)全地共享文(wén)件。安(ān)全文(wén)件共享提供商(shāng)允許團隊共享項目并實時協同處理(lǐ)。也就是說，它使遠(yuǎn)程工(gōng)作(zuò)者能(néng)夠在大型項目上快速取得進展。
3.團隊合作(zuò)工(gōng)具(jù)。後，團隊成員需要一種全天保持聯系的方式。團隊合作(zuò)工(gōng)具(jù)應該允許你的遠(yuǎn)程員工(gōng)在一個中(zhōng)心位置一起聊天、開會、通話和工(gōng)作(zuò)。強大的遠(yuǎn)程通信工(gōng)具(jù)将幫助你的團隊成員建立牢固有(yǒu)效的聯系。
個人和組織都可(kě)以免費獲取Micrisoft Teams，采用(yòng)遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)時，一些關鍵的習慣會幫助你取得成功。
設置工(gōng)作(zuò)區(qū)
如果你沒有(yǒu)家庭辦(bàn)公(gōng)室，請不要擔心。你仍可(kě)以在家中(zhōng)高效辦(bàn)公(gōng)。事實上，Teams 設計成了一個可(kě)以随身攜帶的虛拟辦(bàn)公(gōng)室。雖然家中(zhōng)可(kě)能(néng)沒有(yǒu)打印機、實體(tǐ)文(wén)件或桌面電(diàn)話，但可(kě)以直接在 Teams 中(zhōng)拉取文(wén)檔，安(ān)全存儲文(wén)件以便适當的人員可(kě)以訪問它們，還可(kě)快速加入通話和會議。在這一前提下，擁有(yǒu)一個專門的家庭工(gōng)作(zuò)區(qū)，讓你可(kě)以在其中(zhōng)提高工(gōng)作(zuò)效率，并發出你處于“請勿打擾”模式的信号，這一點非常重要。你吃早餐的角落、卧室裏安(ān)靜的一隅、棋牌室中(zhōng)閑置的遊戲桌，任何适合專注的區(qū)域都可(kě)以用(yòng)作(zuò)工(gōng)作(zuò)區(qū)。請不要擔心工(gōng)作(zuò)區(qū)一整天下來會變得有(yǒu)點淩亂，視頻會議時可(kě)以随時使用(yòng)背景模糊，讓團隊成員隻專注于你。
溝通、溝通、溝通
盡管許多(duō)人至少有(yǒu)部分(fēn)時間都在家辦(bàn)公(gōng)，但我們仍然依賴于以親自到辦(bàn)公(gōng)室為(wèi)基礎的節奏和核心工(gōng)作(zuò)時間。 在家辦(bàn)公(gōng)時，你的日常節律可(kě)能(néng)會發生變化。需要平衡工(gōng)作(zuò)和照顧孩子的人尤其如此。請将你的工(gōng)作(zuò)時間明确告知團隊成員和協作(zuò)者，讓他(tā)們知道在什麽時候聯系你。你還可(kě)以在 Teams 中(zhōng)設置狀态消息以主動共享此信息。
此外，還要養成經常向團隊成員彙報工(gōng)作(zuò)進度的習慣。全員遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的公(gōng)司傾向于強調文(wén)檔，因為(wèi)這是在分(fēn)開工(gōng)作(zuò)時保持聯系的關鍵方式。建議在 Teams 頻道中(zhōng)發布你發現的更新(xīn)、見解和有(yǒu)用(yòng)資源，讓團隊成員可(kě)以了解你在做些什麽，即使沒有(yǒu)機會在走廊對話。此後，他(tā)們可(kě)以在需要時在該頻道内搜索想法或内容。
維護健康邊界
沒有(yǒu)了往常工(gōng)作(zuò)日的信号（例如去吃午餐或者通勤），停下來休息可(kě)能(néng)是一個挑戰。遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的人有(yǒu)時會發現自己的工(gōng)作(zuò)時間延長(cháng)了，沒有(yǒu)暫停工(gōng)作(zuò)來鍛煉、社交或好好吃飯。這很(hěn)快就會導緻壓力和倦怠。請記住：健康。留出時間吃飯，喝(hē)足量的水，并提醒自己在一天結束時在精(jīng)神上從遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)“打卡下班”。這些行為(wèi)不僅能(néng)讓你保持健康，從長(cháng)遠(yuǎn)來看，還有(yǒu)助于你提高工(gōng)作(zuò)效率。
進行有(yǒu)效會議
在沒有(yǒu)實體(tǐ)會議室的情況下，你可(kě)能(néng)會覺得将每個人聚集在一起是遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)時大的挑戰。将會議移到 Teams 時，請确保所有(yǒu)會議都有(yǒu)虛拟“加入”選項，用(yòng)于創建在線(xiàn)會議室。此外，如果參與者願意，建議全部打開視頻。面對面的互動對于讓每個人融入其中(zhōng)很(hěn)有(yǒu)幫助。Teams 有(yǒu)多(duō)種可(kě)選的認證相機已經耳機和揚聲器等設備，以确保你和同事始終能(néng)夠清晰通話。
改為(wèi)使用(yòng)在線(xiàn)會議，我們可(kě)能(néng)會失去一些視覺提示，無法了解同事在會議中(zhōng)是否有(yǒu)話要說。如果參與電(diàn)話會議的人數過多(duō)，參與者可(kě)能(néng)難以分(fēn)享自己的觀點。會議組織者應經常暫停以邀請參與者提問，并提醒他(tā)們還可(kě)以使用(yòng)會議聊天窗口來分(fēn)享自己的想法。
為(wèi)了彌補面對面交流時間的不足，一些遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)的人會安(ān)排額外的會議，以便與客戶、合作(zuò)夥伴和同事保持聯系。重複預定可(kě)能(néng)很(hěn)難避免。如果你的組織允許，請在 Teams 中(zhōng)錄制會議，以便同事稍後跟進。如果你無法參與，請提醒組織者在你缺席時進行錄制。如果你嘗試記住參加會議時得到的信息，自動生成的腳本也非常有(yǒu)用(yòng)。希望詳細了解 Teams 會議？這裏有(yǒu)更多(duō)秘訣供你學(xué)習。
保持連接
許多(duō)遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)人員發現，關于辦(bàn)公(gōng)室，他(tā)們懷念的就是閑聊。在飲水機或小(xiǎo)吃架旁聊天不僅使我們保持聯系，還經常能(néng)讓我們意料之外的重要信息或見解浮現出來。可(kě)以有(yǒu)意地接觸同事，和他(tā)們交流。将聊天消息視為(wèi)虛拟飲水機，并給自己設置提醒，定期與他(tā)人聯系。表情符号、GIF 和貼紙是讓閑聊保持輕松愉快的有(yǒu)趣方式。
讓你的團隊集合在一起
遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)會讓人感到孤立。作(zuò)為(wèi)領導者，制造機會讓整個團隊能(néng)夠進行虛拟集會非常重要。保持常規團隊會議節奏或團隊午餐會，隻是将其變為(wèi)在線(xiàn)形式。使用(yòng) Teams 中(zhōng)的“常規”頻道進行每個人都可(kě)能(néng)感興趣的讨論。若要進行大型頭腦風暴，可(kě)以使用(yòng) Microsoft Whiteboard 應用(yòng)，該應用(yòng)可(kě)為(wèi)會議參與者提供無限數字畫布，讓其能(néng)夠直接在 Teams 中(zhōng)構思和協作(zuò)。此外，還建議團隊領導下載 Crisis Communication Power App。可(kě)以使用(yòng)這個可(kě)自定義的應用(yòng)，讓你自己和你的團隊了解在這次疫情中(zhōng)需要了解的一切。
愉快工(gōng)作(zuò)！
由于改用(yòng)遠(yuǎn)程辦(bàn)公(gōng)帶來了衆多(duō)變化，培養和保持團隊士氣非常重要。你可(kě)以在 Teams 中(zhōng)進行許多(duō)操作(zuò)，讓他(tā)人感到樂觀和投入。可(kě)以在團隊聊天中(zhōng)分(fēn)享新(xīn)聞和故事，或舉辦(bàn)攝影比賽。我們在中(zhōng)國(guó)的一個教育界客戶舉辦(bàn)了學(xué)生烹饪挑戰賽，受到熱烈歡迎。
請記住，現在即可(kě)通過登錄或免費注冊開始使用(yòng) Teams，點擊下面閱讀原文(wén)，即刻聯系我們，我們将為(wèi)您的企業解答(dá)并定制相關的辦(bàn)公(gōng)策略。
